Řízení dne tak, jak to dělají nejproduktivnější lidé

Mnoho našich čtenářů má problémy s vytvořením denního plánu, který zahrnuje velké množství různých úkolů. Chceme těmto lidem pomoci. Za tímto účelem vám poskytneme několik jednoduchých a užitečných tipů, které připravili lidé, jež lze považovat za génie produktivity.

Systém Stephena Coveyho

Pokud jste pravidelnými čtenáři časopisu Time, jistě znáte Stephena Coveyho. Tento muž je odborníkem na řízení a koučink – jeho metody jsou populární v mnoha zemích světa. Když se v časopise Time mluví o obchodní literatuře, vždy se zmíní o knize tohoto muže. Jmenuje se Sedm dovedností vysoce efektivních lidí. Takto se můžete stát úspěšnými. Stručně řečeno, je třeba nebýt líný a neustále se zlepšovat. A věci, které je třeba udělat jako první, jsou věci, které je třeba udělat jako první. Přibližně takto se choval David Eisenhower, 34. prezident Spojených států amerických. Rozdělil úkoly do čtyř skupin:

1. Naléhavé a důležité – to je věc, kterou musíte udělat jako první;

2. Neurgentní, ale důležité – to je věc, kterou byste měli udělat, když nemáte žádné naléhavé úkoly;

3. Naléhavé nedůležité – do této skupiny patří zbývající úkoly, které je třeba vyřídit rychle, ale lze je delegovat na někoho jiného;

4. Neodkladné a nedůležité, které lze buď vyškrtnout ze seznamu, nebo je přenechat někomu jinému.

Stručně řečeno, musíte si vést seznam úkolů a stanovit si jejich priority. To můžete provést buď v papírovém diáři, nebo v mobilní aplikaci. O tom si však povíme až na konci tohoto materiálu.

Jak uvádí Covey ve své knize, úspěšní lidé řeší úkoly z první a třetí kategorie rychle – netrvá jim to dlouho, protože tento proces probíhá v nejproduktivnější denní době – ráno. Pokud jde o čtvrtou kategorii, je lepší obětovat její obsah. No, 60-80 % času a energie se věnuje věcem, které patří do druhé kategorie.

Systém Benjamina Franklina

Benjamin Franklin, jeden ze zakladatelů USA, také používal jeho metodu organizace dne. Nyní je jeho portrét na stodolarové bankovce. Částečně díky frázi „čas jsou peníze“, která se stala sloganem. Je to také on, kdo řekl, že nemá cenu odkládat na zítřek to, co lze udělat dnes. Stručně řečeno, chápete, že čas byl pro Benjamina Franklina velmi důležitý. Dokonce si vytvořil zvláštní systém, který pak používal po zbytek života. V budoucnu se jí říkalo „Franklinova pyramida“. Nebo „pyramida produktivity“.

I v této metodě jsou zmíněny nejrůznější cíle. Čím větší je cíl, tím více místa na papíře zabírá. Výsledkem je, že se vše přesouvá od základů životních hodnot k plánu dne. Toto je kompletní seznam cílů:

1. Plán dne;

2. Krátkodobý plán;

3. Plánujte na rok nebo dokonce na několik let;

4. Hlavní plán k dosažení hlavního cíle;

5. Globální cíl;

6. Základní životní hodnoty.

Určitě by vás měl zajímat základ pyramidy. Co Frankin myslel základními životními hodnotami?? Měl na mysli 13 ctností, které by měl mít každý člověk ve svém životě. Nebo by se o to mělo alespoň usilovat. Je to mlčenlivost, střídmost, rozhodnost, šetrnost, láska k pořádku, pracovitost, spravedlnost, tichost, mírnost, cudnost, upřímnost, střídmost a čistota. To neznamená, že byste si tyto životní zásady měli zapsat do diáře a pak na ně ani nemyslet! Benjamin Franklin navrhl, aby se každý den zaměřil na určitou ctnost. Večer si všímejte chyb na cestě k dokonalosti. Měli bychom se snažit, aby se v budoucnu neopakovaly.

Na dalším stupni pyramidy je globální cíl. Je to jednoduché. Pokud například studujete na železničáře, jedním z vašich globálních cílů bude stát se úspěšným strojvedoucím, který bude pověřen vedením osobních vlaků na některé významné trati. Nezapomeňte si jeden nebo více z těchto cílů zapsat na první stránku svého diáře nebo do aplikace pro plánování času, kterou používáte. Tento cíl určí menší úkoly, které přispějí k jeho dosažení.

A konečně na vrcholu pyramidy jsou plány, které slouží buď k dosažení hlavního cíle, nebo ke splnění úkolů stanovených na několik příštích let. Pyramida je doplněna plány na týden a aktuální den.

Chcete-li žít podle systému Benjamina Franklina, musíte tvrdě pracovat. Vše si zapište do sešitu, abyste to měli neustále na očích. Kromě toho můžete své cíle zadat do aplikace „Kalendář“. Nebo některý z těch, které jsou určeny pro pohodlné plánování času.

Systém Gleba Arkhangelského

Kdo je Gleb Arkhangelsky?? Je to zakladatel stejnojmenné společnosti. Tento muž také ví, jak hospodařit s časem. Snaží se jednoduchým a srozumitelným jazykem představit principy již existujících systémů a dokonce je přizpůsobit naší realitě. Napsal obchodní knihy Time-Drive, Time Formula a několik dalších.

Nejoblíbenější je první jmenovaná kniha. Ukazuje, jak důležité je plánování, motivace a stanovení cílů. Popisuje také několik dobrých triků pro boj s prokrastinací. Podívejme se na některé z nich:

1. Metoda „kotvy“ zahrnuje použití hmatatelných kotev, které odpovídají jednomu nebo druhému emočnímu stavu. Jsou nezbytné k tomu, abyste se připravili na úspěšné dokončení úkolu. Nejčastěji lidé používají nějaký druh hudby jako svou kotvu. Například můžete provést renovaci budovy Evanescence. Musíte napsat slušné množství textu? Pusťte si klasickou hudbu nebo zvuky přírody. Postupně vám to usnadní jakýkoli úkol, protože na něj budete psychicky připraveni.

2. Žabí metoda se používá u nudných činností, které se neustále odkládají na další den. Pokud se vám těchto úkolů nahromadilo už hodně, vytváří to zbytečné nervové napětí. Gleb proto radí začít každé ráno tou nejnudnější a nejnezajímavější věcí. Jakmile to zvládnete, další krok bude zábavnější, opět chytnete tu správnou psychologickou vlnu.

3. Metoda „sloního steaku“ nám připomíná, že čím větší a obtížnější je úkol, tím méně se do něj chcete pustit. Možná vás vyděsí její rozsah. Někdy nevíte, kde začít. Ale je to opravdu jednoduché. Rozdělte úkol na dílčí úkoly. Budou mnohem menší a pomíjivější. Úkol, který máte před sebou, okamžitě přestane být skličující.

Gleb Arkhangelsky také pravidelně píše o odpočinku. Připomíná nám, že žádný člověk nemůže strávit celý den určitou prací. Jednou za čas si musíte dát pauzu. A musíte mít možnost odpočívat – tento proces může být také produktivní. Ale to už je jiný příběh.

Systém Tima Ferrise

Pokud budeme pokračovat v rozhovoru o guruovi produktivity, nelze nezmínit Tima Ferrise. Jeho knihy čtou miliony lidí, stejný počet lidí navštěvuje veřejné přednášky. Jeho nejoblíbenější knihou je „Pracovat 4 hodiny týdně bez trčení v kanceláři. Popisuje metodu řešení problémů založenou na pouhých dvou velrybách:

1. Vycházejme z Paretova zákona. To znamená, že 20 % úsilí přináší prakticky 80 % výsledku. Zbytek úsilí tvoří pouze 20 % výsledku. Je proto nutné zaměřit se na činnost, která je nejdůležitější.

2. Měli byste se také řídit Parkinsonovým zákonem. Říká, že práce by měla vyplnit veškerý čas, který máte k dispozici. To znamená, že byste tomu měli věnovat tolik času, kolik potřebujete.

3. V žádném případě neprodlužujte pracovní den! Nebojte se, že úkol nedokončíte! Guru produktivity dokonce doporučuje zkrátit si pracovní dobu, abyste neztráceli desítky minut. sekundární úkoly je lepší vynechat: měly by být delegovány na jiné lidi.

4. Příznivci Ferrissova přístupu většinou pracují podle systému „1-3-5“. To znamená, že seznam úkolů na daný den obsahuje jeden důležitý úkol, tři méně naléhavé a pět zcela podružných. Tato metoda zabraňuje hektické práci a je její hlavní výhodou.

Ferriss, stejně jako mnoho dalších géniů produktivity, nesnáší dělat několik věcí najednou. Připomíná, že v tomto případě dojde k rozptýlení pozornosti, což prodlouží dobu potřebnou k dokončení práce. Proto doporučuje rozdělit úkoly podle jejich naléhavosti. Odpoledne byste se měli věnovat drobným úkolům, v takovém případě je určitě zvládnete. Doporučujeme také neztrácet čas čtením e-mailů, instant messengerů a sociálních médií – obvykle vás to nepřiblíží k cíli a vytváří to falešný pocit zaneprázdněnosti.

Tato metoda neznamená použití aplikace se seznamem úkolů. Lidé si podle něj brzy ráno dělají plány a raději nemyslí na další den. Jejich největším nepřítelem je lenost. V prvních dnech byste se měli doslova přinutit k tomu, abyste si vytvořili plán. Na začátku potřebujete také druhou osobu, která na vás bude dohlížet.

Systém Francesca Cirilla

Byl to Francesco Cirillo, kdo vyvinul metodu time-managementu Pomodoro. Pomáhá mu v tom… Kuchyňská minutka!

V mládí Francesco neustále chodil pozdě a také se nedokázal soustředit na studium. Neustále ho něco rozptylovalo. Jednoho dne si však uvědomil, že mu může pomoci jednoduchá kuchyňská minutka. Pouzdro je navrženo ve tvaru rajčete, a proto se metoda jmenuje. Myšlenka je jednoduchá. Na jeden úkol si musíte vyhradit 25 minut. Poté následuje 5 minut odpočinku. Pak se vrátíte ke své práci na stejných 25 minut. Takto byste měli pokračovat, dokud nedokončíte všechny úkoly na daný den.

Tyto 30minutové úseky se nazývají „rajčatové úseky“. Postupně začnete soutěžit sami se sebou v počtu úkolů, které za den splníte. Výsledkem je znatelné zvýšení vaší produktivity. Nechcete přece ztrácet čas vymýšlením úkolů pro časovač! Nejlepší je vytvořit si předem seznam úkolů. Můžete to udělat ráno nebo před spaním. S tím vám mohou pomoci některé níže popsané aplikace.

25minutové a 5minutové úseky můžete načasovat pomocí jednoduché aplikace časovače v jakémkoli chytrém telefonu. Pro urychlení procesu však doporučujeme nainstalovat samostatnou aplikaci. Mnohé z těchto programů také automaticky vypočítávají počet provedených „rajčat“!

V systému Windows existuje několik aplikací tohoto typu. Doporučujeme vám zvážit TeamViz, Keep Focused a Tomighty.

Uživatelé iPhonu a iPadu by měli zvážit také Flat Tomato nebo Tadam. Existují také samostatné verze těchto programů pro Mac OS X.

Pro chytré telefony a tablety se systémem Android existuje aplikace Clockwork Tomato a další aplikace tohoto druhu.

A také můžete najít A

Vyjadřujte tyto časovače jako samostatná zařízení! Když budete utrácet peníze, budete mít ještě větší motivaci tuto strategii používat.

Používání aplikace nebo plánovače

Pokud se vám líbí metoda vynalezená 34. prezidentem, doporučujeme Eisenhower nebo MyEffectiveness. První je určena pro zařízení se systémem iOS, druhá pro chytré telefony se systémem Android. Doporučujeme vám, abyste 40 % svého času věnovali důležitým a neodkladným záležitostem a zbylých 60 % důležitým, ale nikoli neodkladným záležitostem.

Výše zmíněný Gleb Arkhangelsky doporučuje používat služby seznamu úkolů. Dříve jsme doporučovali Evernote, ale nyní se ukazuje jako předražený, zejména pokud byste jej chtěli nastavit na více úkolů najednou. K tomuto účelu je lepší použít aplikaci Notion. Tato služba také vyžaduje peněžní investici, ale až po určité době, kdy počet úkolů překročí určitou hranici. Jedná se pravděpodobně o nejfunkčnější program svého druhu, který je navíc dostupný na více platformách. Jeho vážnou nevýhodou je však to, že má anglicky psané rozhraní.

Pokud nepotřebujete velké množství funkcí, doporučujeme několik mobilních aplikací. První z nich je Todoist. Zde si vytvoříte seznam úkolů, které můžete tak či onak upřednostnit. Úkol může být nastaven na konkrétní den nebo se může objevit podle určitého plánu – například jednou za tři týdny. Obsahuje také podrobné přehledy, které ukazují, jaké činnosti děláte nejčastěji.

Druhou aplikací, kterou doporučujeme, je Jiffy. Neslouží k plánování, ale ke sledování času stráveného na různých úkolech. Po spuštění úkolu jej zařadíte do seznamu a kliknete na tlačítko „Spustit“. Po dokončení je třeba stisknout tlačítko Stop. Poté si můžete zobrazit zprávu, která vám řekne, kolik jste utratili za den, týden, měsíc nebo dokonce rok. Takový program je opět užitečný pro sebekontrolu: pokud spustíte časovač, je nepravděpodobné, že byste ho bez výmluvy přerušili. Mimochodem, aplikace se synchronizuje s cloudovým úložištěm. Takže když si koupíte nový smartphone, určitě nepřijdete o všechny své statistiky.

Můžete také použít plánovač. Proč ne?? Tohle je praktický seznam úkolů, stačí vám k němu biro. Pokud však vaše práce vyžaduje cestování po městě, rozhodně to není nejlepší volba.

Závěr

Pokud se budete řídit našimi tipy, budete výrazně produktivnější. To znamená, že za den uděláte více věcí než obvykle. Není pochyb o tom, že vaši blízcí z něj budou nadšeni nejvíce. Ale materiál, který jsme napsali, se ukáže jako zcela zbytečný, pokud jste líní.

Podobné záznamy:

1. Palanda s pohovkou na dně pro rodiče: odrůdy a jemnosti volby V současné době kupujeme prostorný byt, aniž by se dostal do dluhů a půjček, člověk s průměrným platem je nemožná. Proto většina rodin dává přednost získávání malého jednolůžkového pokoje, ale útulné...
2. Lidé pro volný čas s vysokou zadní stranou malé velikosti Snížení činohovního uspořádání – skutečné testování tvůrčích návrhářských schopností. V malém měřítku je místnost pokračovat v kompromisním roztoku, který si vybere výběr kompaktního nábytku. Design by neměl být nudný, promítaný. Můžete...
3. Lidé pro volný čas s vysokým zády a područkami Útulný a měkký křeslo s vysokým zády a područkami umožňuje relaxovat po pracovním dni, zůstat s maximálním pohodlí zásobníku nebo šálku čaje. Takové objekty nábytku vytvářejí tepelnou a komfortní atmosféru. Produkty...
4. Jabloň lidé Autoři: Vniis im. A. V. Michurina, autoři – s. A. Isaev, B. NA. Z., Z. A. Ivanova, M. Ns. Maksimova Chuť: kyselé, osvěžující Hmotnost plodu, g: 110-135 Plná velikost: průměrný Výtěžek:...